Tämä seloste kuvaa, miten Friigo Oy käsittelee henkilötietoja Amura Mobile ‑sovelluksessa ja siihen liittyvässä Amura-palvelussa. Kaikki tässä kuvattu vastaa sovelluksen versiota 1.2.0.
1. Rekisterinpitäjä
Friigo Oy (Y-tunnus 3129114-6)
Sammonkatu 19H, 33540 Tampere
Sähköposti: asiakaspalvelu@friigo.fi
Puhelin: 045 635 3901
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3. Rekisterin nimi
Amura-palvelun käyttäjä- ja tositerekisteri
4. Mihin sovellus on tarkoitettu
Amura Mobile on Amura-taloushallinto-ohjelman käyttöön tarkoitettu sovellus, jolla yrityksen edustaja kuvaa yritykseen liittyviä kuitteja ja muita dokumentteja ja toimittaa ne yrityksen kirjanpitoon. Sovelluksen käyttö edellyttää Amura-taloushallinto-ohjelman käyttäjätunnuksia. Sovellus ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille eikä kuluttajakäyttöön.
5. Käsiteltävät tiedot
Käyttäjätiedot
- Sähköpostiosoite, nimi ja käyttäjärooli (Amura-palvelussa luodut tunnukset)
- Salasana (välitetään palvelimelle salattua yhteyttä pitkin kirjautuessa; sovellus ei näe sitä sen jälkeen) sekä mahdollinen kaksivaiheisen tunnistautumisen koodi
- Tieto siitä, mihin yrityksiin käyttäjällä on käyttöoikeus
Tositetiedot
- Kuittien ja tositteiden kuvat, jotka käyttäjä ottaa kameralla tai valitsee laitteen kuvakirjastosta
- Kuvista tunnistetut ja käyttäjän tarkistamat tiedot: kauppias, päivämäärä, summa, arvonlisävero, kustannuspaikka ja mahdollinen lisätieto
- Tositteen käsittelytila kirjanpidossa
- Puuttuvien kuittien tilitapahtumat, joita käyttäjälle näytetään: päivämäärä, kuvaus, summa ja tositenumero
- Käyttäjän kirjoittama selite, jos kuitti on kadonnut tai sitä ei ole saatu. Selite tallennetaan kirjanpitoon tilitapahtuman tositteelle.
Kuitit voivat sisältää henkilötietoja (esimerkiksi ostajan nimi, korttinumeron loppuosa tai kanta-asiakasnumero). Ne käsitellään osana yrityksen kirjanpitoaineistoa.
Yrityksen tiedot
Näytetään sovelluksessa, ylläpidetään Amura-palvelussa.
- Yrityksen nimi ja Y-tunnus, kustannuspaikat
- Yrityksen myyntilaskut, asiakkaat ja tuotteet (vain katselu)
Tekniset tiedot
- Kirjautumisistunnon tunniste, joka tallennetaan laitteen suojattuun säilöön (iOS Keychain / Android Keystore). Tunniste on voimassa 8 tuntia, tai 30 päivää, jos käyttäjä valitsee ”Muista kirjautuminen tällä laitteella”. Salasanaa ei tallenneta laitteelle.
- Jos käyttäjä sallii ilmoitukset: laitteen ilmoitustunniste, alusta (iOS tai Android) ja sovelluksen kieli, ks. kohta 7 a.
- Kuittihistoriasta avatut kuittien kuvat tallentuvat sovelluksen välimuistiin, jotta niitä ei tarvitse ladata uudelleen. Ne poistetaan, kun käyttäjä kirjautuu ulos tai istunto päättyy.
- Avatut PDF-liitteet tallentuvat väliaikaisesti sovelluksen välimuistiin, jotta ne voidaan näyttää laitteen PDF-katselussa. Ne poistetaan, kun käyttäjä kirjautuu ulos tai istunto päättyy, ja viimeistään sovelluksen seuraavassa käynnistyksessä.
- Kielivalinta (tallennetaan vain laitteelle)
- Palvelimen lokitiedot (IP-osoite, aikaleima, pyydetty toiminto) tietoturvan ja vianselvityksen tarpeisiin. Lokeja säilytetään 6 kuukautta.
Mitä sovellus ei kerää: sovelluksessa ei ole analytiikkaa, mainontaa, seurantatunnisteita eikä kaatumisraportointia. Sijaintia ei käytetä. Kuvakirjastosta luetaan vain käyttäjän itse valitsema kuva.
6. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Kirjanpitovelvollisen yrityksen tositteiden vastaanotto, tunnistus ja arkistointi kirjanpitoa varten — oikeusperusteena asiakasyrityksen kanssa tehty Amura-palvelusopimus sekä kirjanpitolain mukaiset lakisääteiset velvoitteet.
- Käyttäjän tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta — sopimus.
- Palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja vianselvitys — oikeutettu etu.
- Puuttuvista kuiteista muistuttaminen push-ilmoituksella — sopimus; ilmoitusten vastaanotto edellyttää käyttäjän lupaa laitteella.
7. Tekoälypohjainen tunnistus
Ladatusta kuittikuvasta tunnistetaan tiedot automaattisesti tekoälymallilla, jotta käyttäjän ei tarvitse kirjoittaa niitä käsin. Tunnistuksen tulos on aina ehdotus, jonka käyttäjä tarkistaa ja tarvittaessa korjaa ennen tallennusta. Tunnistuksessa käytetään Googlen Gemini-mallia Google Cloud Vertex AI ‑palvelussa EU/ETA-alueella Amura-palvelun palvelimen kautta; sovellus ei lähetä kuvia suoraan Googlelle, eikä Google käytä kuvia malliensa kouluttamiseen. Tunnistusta ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
7 a. Push-ilmoitukset
Kirjanpitäjä voi muistuttaa yrityksen käyttäjiä puuttuvista kuiteista ilmoituksella. Ilmoitukset ovat vapaaehtoisia: sovellus pyytää luvan vasta, kun käyttäjä sallii ne, ja luvan voi perua milloin tahansa laitteen asetuksista.
Kun ilmoitukset on sallittu, sovellus lähettää Amura-palvelimelle laitteen ilmoitustunnisteen, alustan (iOS tai Android) ja sovelluksen kielen. Palvelin liittää tunnisteen käyttäjän kirjautumisistuntoon. Ilmoituksia lähetetään vain voimassa olevaan istuntoon. Tunniste poistetaan, kun käyttäjä kirjautuu ulos tai kun Apple tai Google ilmoittaa sen vanhentuneen. Jos laitteella kirjaudutaan toisella tunnuksella, tunniste siirtyy sille käyttäjälle.
Ilmoitus näkyy myös laitteen lukitusnäytöllä, joten siinä kerrotaan vain yrityksen nimi ja puuttuvien kuittien määrä, ei summia eikä kauppiaita. Ilmoitus välitetään Expon ilmoituspalvelun kautta Applen (APNs) tai Googlen (Firebase Cloud Messaging) palvelulle, joka toimittaa sen laitteelle. Palvelin kirjaa lähetetyistä muistutuksista lähettäjän, ajan sekä vastaanottajien ja laitteiden määrän.
Oikeusperuste on Amura-palvelusopimus: muistutus on osa kirjanpitopalvelun tositteiden keruuta.
8. Tietojen säilytys
- Tositteet ja niistä tallennetut tiedot ovat osa asiakasyrityksen kirjanpitoaineistoa, ja niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä). Aineisto säilytetään Suomessa sijaitsevalla palvelimella. Asiakkuuden päättyessä aineisto luovutetaan asiakasyritykselle, minkä jälkeen se poistetaan palveluntarjoajan palvelimelta.
- Käyttäjätunnus säilytetään asiakkuuden ja käyttöoikeuden ajan.
- Istuntotunniste vanhenee 8 tunnissa, tai 30 päivässä, jos kirjautuminen muistetaan. Laitteelle tallennettu tunniste poistuu uloskirjautuessa.
- Ilmoitustunniste säilytetään, kunnes käyttäjä kirjautuu ulos tai Apple tai Google ilmoittaa sen vanhentuneen. Expon lähetyskuittaus poistetaan noin vuorokauden kuluessa. Lähetettyjen muistutusten kirjaukset säilytetään yrityksen asiakkuuden ajan.
- Lähetettävää kuvaa sovellus säilyttää laitteella vain lähetyksen ajan. Kuittihistoriasta avatut kuvat ja PDF-liitteet säilyvät sovelluksen välimuistissa, kunnes käyttäjä kirjautuu ulos tai istunto päättyy. Laitteen omaan kuvakirjastoon sovellus ei tallenna mitään.
9. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Käsittelijät, jotka käsittelevät tietoja Friigon lukuun:
- Palvelinympäristö: Adalia Oy, palvelinten sijainti Suomi.
- Google Cloud (Vertex AI, Gemini): kuittikuvan tekoälytunnistus EU/ETA-alueella, ks. kohta 7.
- Expo (Expo, Inc., USA): sovellus tarkistaa käynnistyessään sovelluspäivityksiä Expon palvelusta. Pyynnön mukana välittyy sovellusversio, käyttöjärjestelmä ja IP-osoite, ei käyttäjä- eikä tositetietoja. Lisäksi Expon ilmoituspalvelu välittää push-ilmoitukset Applelle ja Googlelle. Sen käsittelemä ilmoitus sisältää ilmoitustunnisteen ja ilmoituksen tekstin (yrityksen nimi ja puuttuvien kuittien määrä).
- Apple ja Google: sovelluskauppojen jakelu, käyttöjärjestelmän suojattu säilö ja push-ilmoitusten toimitus laitteelle (Apple Push Notification service, Firebase Cloud Messaging). Kaupat voivat kerätä omaa tilastotietoaan omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
- Asiakasyrityksen oma kirjanpitäjä käsittelee tositteet osana kirjanpitopalvelua.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tositetiedot käsitellään EU/ETA-alueella: palvelimet sijaitsevat Suomessa ja tekoälytunnistus tehdään Vertex AI:n EU-alueella. Siltä osin kuin käsittelijä (esimerkiksi Expo tai Google) sijaitsee Yhdysvalloissa, siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja/tai EU–US Data Privacy Framework ‑järjestelyyn.
11. Tietojen suojaus
Kaikki tietoliikenne sovelluksen ja palvelimen välillä on salattua (HTTPS). Tositteiden kuvat ovat haettavissa vain kirjautuneen käyttäjän tunnisteella. Laitteella säilytettävät tunnisteet ja kirjautumistiedot ovat käyttöjärjestelmän suojatussa säilössä. Pääsy palvelimen tietoihin on rajattu nimettyihin henkilöihin, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin lainsäädäntö sen sallii. Kirjanpitoaineistoa ei voida poistaa kirjanpitolain säilytysaikana. Pyynnöt osoitetaan kohdan 2 yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
13. Muutokset
Selostetta päivitetään sovelluksen kehittyessä. Ajantasainen versio on aina tässä osoitteessa; olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa.